Гайды
Почему ты постоянно переносишь задачи — и что об этом говорит календарь
Перенос — это не ощущение, а запись
Про перенесённые дела обычно говорят как про черту характера: «опять прокрастинирую», «не хватает силы воли». От такого объяснения мало толку — оно не подсказывает, что поменять.
Календарь смотрит на это иначе. Каждый перенос — конкретное событие: что сдвинулось, с какого дня, на какой и сколько раз. Если разобрать свои переносы как данные, вместо «я всё откладываю» появляется более полезный ответ: какие именно дела переезжают и при каких условиях.
Три вида переносов
Не все переносы одинаковы. Полезно различать хотя бы три вида.
1. Перенос внутри дня. Встреча сдвинулась с 11 на 15, задача — с утра на вечер. Это нормальная подстройка под реальность. Тревожно, когда за день таких сдвигов почти столько же, сколько дел в плане: значит, план дня не выдержал первого же столкновения.
2. Перенос с сегодня на другой день. Дело было в сегодняшнем плане и уехало. Одиночный такой перенос ничего не значит. Повторяющийся — значит, сегодняшний план был больше, чем помещается в день.
3. «Гуляющее» дело. Одна и та же задача или встреча переезжает несколько раз, каждый раз на новый день. Это самый информативный сигнал: дело не находит себе места в расписании. Причина почти никогда не в том, что «нет времени» — время на него каждый раз находилось, просто не держалось.
Почему дело гуляет
У «гуляющих» дел обычно одна из нескольких причин. Их можно проверить по самой задаче, без самокопания.
- Задача слишком крупная. «Подготовить отчёт за квартал» нельзя начать — можно только отложить. Начать можно «выгрузить цифры продаж за июль».
- Неясен первый шаг. Задача сформулирована как результат, а не как действие. Перенос в таком случае — способ не решать, с чего начинать.
- Нет отдельного времени. Задача стоит «где-нибудь в течение дня» и проигрывает всему, у чего есть конкретный час: встречам, звонкам, срочному.
- Задача на самом деле не нужна. Её поставили по инерции, и каждый перенос — тихое «не очень-то и хотелось». Её честнее удалить, чем переносить в пятый раз.
- Зависит от кого-то другого. Ждёшь ответа, данных, согласования. Тогда переносить нужно не задачу, а напоминание проверить, есть ли ответ.
Как найти свои «гуляющие» дела
Вручную: открой календарь и список задач за последние две-три недели и выпиши всё, что переезжало больше одного раза на разные дни. Обычно таких дел немного — но именно они и создают ощущение, что всё откладывается.
В Planometer это происходит само. На экране «Тренды» есть два списка:
- «События под вопросом» — будущие разовые события, которые переносились минимум дважды, каждый раз на другой день;
- «Задачи под вопросом» — то же для задач.
Повторяющиеся события туда не попадают: у серии переносы отдельных встреч — обычное дело. Прямо из списка событие или задачу можно отредактировать или удалить.
Переносы внутри сегодняшнего дня и с сегодняшнего дня на другие учитываются отдельно — в индексе переносов, из которого складывается балл Планометра. Как он считается, разобрано в статье «Балл Планометра: как считается качество планирования дня».
Что делать с «гуляющим» делом
Для каждого дела из списка достаточно одного решения из четырёх:
- Разбить. Заменить крупную задачу первым конкретным шагом на 30–60 минут.
- Дать время. Поставить в календарь блок с конкретным часом, а не «где-нибудь сегодня».
- Передать или подождать. Если всё упирается в другого человека — заменить задачу напоминанием «проверить ответ».
- Удалить. Если после трёх переносов задача так и не стала важнее остального, скорее всего, она не нужна.
Пятого варианта — «перенести ещё раз и в этот раз точно сделать» — в этом списке нет намеренно.
Сколько переносов — это много
Универсальной нормы нет: у руководителя с плотным календарём встреч переносов будет больше, чем у человека, который планирует в основном собственную работу. Полезнее сравнивать себя с собой — обычные свои недели с необычными — и смотреть не на общее число переносов, а на то, растёт ли список «гуляющих» дел. Если он растёт неделю за неделей, план стабильно больше, чем время, и разбирать стоит уже не отдельные задачи, а объём плана.